Voorafgaand financieel toezicht
Ik heb twee jonge kinderen en zij krijgen een beetje zakgeld – ik ben immers militair ambtenaar, dus ze kunnen maar beter jong wennen aan beperkte financiële middelen. Soms geven zij aan dat ze ergens voor willen sparen. Dat kan natuurlijk, en wanneer het gespaarde bijeen is gebracht, al dan niet met wat extra steun van mijn echtgenote, opa en oma’s, óp naar de speelgoedwinkel. Daar aangekomen, mag datgene worden gekocht wat voor ogen staat. Er wordt uiteraard nog wat getwijfeld, er is immers volop keus in zo’n speelgoedwinkel, maar uiteindelijk is de keus: kopen waarvoor je hebt gespaard of anders koop je nu even niks.
Zo probeer ook ik een bescheiden bijdrage te leveren aan de opvoeding van mijn kinderen.
Stel nu, wij staan met z’n allen in de speelgoedwinkel met het beoogde waveboard in de hand en dan moeten ze opnieuw aan mij vragen of zij het waveboard waarvoor zijzelf hebben gespaard, mogen kopen van hun geld. Wat een onzin, want er was toch al duidelijk waarvoor mijn kinderen spaarden en wat ze met hun spaargeld wilden doen. Of toch niet?
In de defensieorganisatie wordt een dergelijke manier van handelen helemaal niet ‘raar’ gevonden. Sterker nog, er bestaat een naam voor deze procedure: voorafgaand financieel toezicht.
Een leidinggevende, verantwoordelijkheid dragende officier dient tijdig een jaaractiviteitenplan met bijbehorende begroting in, met allemaal ‘p x q’-sommen, waarvoor van hogerhand toestemming wordt verleend. Dan komt het moment suprême: ‘q’ gaat aangeschaft worden, tegen prijs ‘p’. Maar dat gaat zomaar niet, in de wondere wereld die defensie heet. Deze leidinggevende, met een span of control variërend tussen de 150 tot 630 militairen, moet opnieuw toestemming vragen voor een aankoop, waarvoor hij in januari al toestemming had gekregen in de vorm van een goedgekeurd budget.
Maar het gaat toch om belastinggeld en dat mag niet worden verkwist? Inderdaad, volledig juist, belastinggeld mag niet worden verkwist. Wanneer ik echter naar andere ministeries kijk, bestaat daar geen voorafgaand financieel toezicht. Daar worden leidinggevenden aangesproken op hun verantwoordelijkheden. Een goedgekeurd plan mag worden uitgevoerd (immers goedgekeurd) en aan het eind van het begrotingsjaar kom je uitleggen wat je met je budget hebt gedaan en bereikt. Dán en daar wordt de rekening opgemaakt: 'Goed gedaan jochie/jongedame!' of 'Dáár is de deur, u kunt wel gaan!'
Dat heeft twee voordelen: de leidinggevende voelt zich echt verantwoordelijk voor het toegekende budget en de daarmee op te leveren output, en het ministerie behoeft niet allemaal ambtenaren in dienst te hebben die voorafgaand financieel toezicht uitvoeren in een situatie waar de toestemming al ruim en breed was gegeven.
Gaat het zonder voorafgaand financieel toezicht weleens fout? Vast! Reageren we dan met nóg meer bureaucratie of rekenen we af met zo’n financiële schuinsmarcheerder?
Wanneer u bij defensie werkt, kent u het defensieantwoord op deze vraag. Jammer hé!
Uw voorzitter
Reageren? voorzitter@kvmo.nl