Prioriteiten stellen

23 nov 2020
782 keer
Prioriteiten stellen Bron foto: Wikipedia.org
Je hoort het vaak als het druk is. Dan moet je prioriteiten stellen. Dat zou moeten betekenen dat je de belangrijkste en urgente zaken eerst doet en daarna, als er tijd over is, de minder belangrijke en urgente zaken. Het zou dus kunnen zijn dat, als er geen tijd over is, de minder belangrijke zaken niet aan de beurt komen. Bij Defensie echter betekent het stellen van prioriteiten vaak, zeker in de bestuurlijke wereld, dat men alleen de volgorde van het afhandelen van zaken aanpast. Daarmee blijft het totale volume aan werkzaamheden gelijk, is er van tijdwinst geen sprake en zal de druk niet afnemen. Het op deze manier stellen van prioriteiten biedt dan geen soelaas in drukke tijden.

Er zijn diverse manieren om de juiste prioriteiten te stellen. Daarbij maak je dan meteen de keuze wie wat gaat doen en wanneer. Een eenvoudig en handzaam model is de z.g. Eisenhouwer-matrix. Deze tweedimensionale matrix heeft op de x-as de urgentie staan en op de y-as de mate van belang. Dit geeft vier kwadranten. Het gemakkelijkst is het kwadrant dat niet urgent en niet belangrijk is. Dat moet je namelijk gewoon niet doen, zeker niet als het druk is. Helaas hebben mensen, mijzelf incluis, de neiging om juist deze zaken als eerste op te pakken. Korte termijn succesjes voelen nou eenmaal fijn aan. Taken in het kwadrant urgent maar niet belangrijk, moet je delegeren aan een capabel iemand. Het moet wel gebeuren, maar moet nu niet jouw aandacht opslokken. Niet urgent, maar wel belangrijk zijn de taken die je moet gaan inplannen, zodat je ze gedaan hebt voordat ze naar het laatste kwadrant, urgent én belangrijk, schuiven. Plan hier dus tijd voor in. In het laatste kwadrant, urgent en belangrijk, bevinden zich de taken die de hoogste prioriteit hebben of zouden moeten hebben. En daar moet je dus je focus leggen.

Een helder en begrijpelijk model. Daarin is het echt van belang dat je het onderscheid maakt. Alleen wie maakt het onderscheid? Wie bepaalt nou welke werkzaamheden in welk kwadrant zitten? Als leidinggevende is dat gemakkelijk, dan kan jij dat bepalen. Als werknemer bepaalt in dit geval je baas dus wat jouw prioriteiten zijn. Wat voor de leidinggevende in het kwadrant urgent maar niet belangrijk zit, kan voor de werknemer belangrijk én urgent worden als de leidinggevende de taak delegeert.

In een overlegstructuur met meerdere partijen is het lastiger om vast te stellen waar de prioriteiten liggen. Zo kan voor iedere partij een ander onderwerp meer of minder belangrijk en meer of minder urgent zijn. De voorzitter van het overleg moet daarin dan een coördinerende spelen, door af te stemmen met de partijen. Van groot belang is dat iedere partij bereid is om zaken die zij belangrijk vinden, maar op dat moment niet urgent zijn, niet de hoogste prioriteit te geven. Dat zal een kwestie van geven en nemen zijn, waarbij, als de last goed verdeeld is, iedere partij evenveel pijn voelt. Want dat is een ander kenmerk van prioriteiten stellen, het doet ergens pijn. Zoals mijn collega van de NOV vaak zegt: “als het geen pijn doet, dan heb je geen prioriteiten gesteld.” Met het stellen van prioriteiten creëer je rust, waardoor er voorgang kan komen op dossier.

Het is nu ook hoog tijd om in het overleg tussen de centrales en Defensie prioriteiten te stellen. Als we blijven proberen alles te doen, dan doen we uiteindelijk weinig tot niets. En dat is waar onze hoogste prioriteit, het personeel, niets mee opschiet!

Reageren

KVMO  |  Wassenaarseweg 2, 2596 CH Den Haag  |  070 - 383 95 04