Vier jaar later ontving ik mijn gesp voor 30 jaar dienst als officier. Ook dat moet je zelf in het systeem laten zetten. Vreemd genoeg genereert People Soft wél een signaal dat je in aanmerking komt voor die onderscheiding, maar administreert het systeem dat niet. Bij mijn vijftien en twintig jaar lukte dat nog wel, maar bij 25 en 30 ging dat opeens niet meer. Dus maar weer het certificaat gescand en naar DCHR gemaild. Enige tijd later werd ik gebeld door DCHR dat dit toch echt niet de juiste weg was en dat ik het certificaat naar mijn personeelsdienst moest mailen. Op mijn vraag wat die ermee zouden doen, zei de mevrouw doodleuk ‘Die sturen het naar ons door.’. Verder niets? Verder niets. Toen ik daarop aangaf dat het direct naar DCHR mailen van mijn NSF-medaille certificaat wel in één keer goed ging, zei de mevrouw ‘Maar dat had niet zo gemogen.’. Waarschijnlijk ging die mevrouw met een goed gevoel naar huis ’s avonds, want ze had haar werk toch netjes gedaan? Tel even mee met de acties die niet nodig zouden moeten zijn geweest: jeneverkruiscertificaat scannen, mailen, telefoontje van de mevrouw, opnieuw mailen naar de P-dienst en het doorsturen van de mail door de P-dienst naar DCHR. Allemaal handelingen die overbodig hadden moeten zijn.
Nu is dit maar een betrekkelijk klein voorbeeld van administratieve rompslomp. Ik heb nog wel meer voorbeelden en ongetwijfeld heeft u die ook. Het zijn nutteloze handelingen die je moet doen en ze demotiveren enorm; bij mij wel in ieder geval. En dat terwijl dit soort processen ondersteunend zouden moeten zijn aan de organisatie. Het zou er allemaal gemakkelijker door moeten gaan. Ze zouden je moeten helpen en wat ik nog belangrijker vind: de mensen achter die processen zouden je moeten helpen. Ze zouden moeten inzien dat zij, juist door het soepeler laten verlopen van alle processen, een enorme bijdrage kunnen leveren aan het naar een hoger niveau brengen van de organisatie, zodat we operationele eenheden sneller en beter kunnen inzetten en laten trainen. Zodat onderhoudsdiensten ervoor kunnen zorgen dat het materieel werkt en in opperste conditie verkeert en de eenheden het kunnen gebruiken. Zodat mensen die in de problemen komen of die verzoeken of bezwaren indienen, snel antwoord krijgen en weer verder kunnen met hun werk. Zodat nieuw personeel en nieuwe kandidaten snel zijn aangenomen en ingewerkt. En zodat de inkopers snel nieuwe spullen en diensten voor al die mensen kunnen inkopen.
'Zeker in de huidige tijd, waarin het pijnlijk duidelijk is geworden waar de Nederlandse krijgsmacht staat, is iedere tijdswinst niet alleen mooi meegenomen, maar gewoon keihard nodig'
Dat al deze handelingen soms lang duren is bekend. Het opwerken van een eenheid kan maanden duren. Keuringen nemen tijd in beslag en het duurt soms maanden of jaren voordat eerder bestelde spullen er zijn. Maar hoe langer het duurt voordat je ermee kunt beginnen, des te later die zaken afgerond zijn. Zeker in de huidige tijd, waarin het pijnlijk duidelijk is geworden waar de Nederlandse krijgsmacht staat, is iedere tijdswinst niet alleen mooi meegenomen, maar gewoon keihard nodig. De computer zegt regelmatig ‘nee’, dat weten we. Maar als de mensen die de (administratieve) processen begeleiden nou zouden aangeven hoe je van die ‘nee’ een ‘ja’ kunt maken, dan is er veel gewonnen in tijd en in motivatie. Beide zaken hebben we nu heel hard nodig, om onze krijgsmacht weer op orde te krijgen.